Cách Scan Nhiều Trang Vào 1 File Đơn Giản Trên Ricoh, Toshiba

Như chúng ta biết, cụm từ máy photocopy đa chức năng là cụm từ khá quen thuộc đối với nhân viên văn phòng. Máy photocopy là vật dụng mà dân công sở phải tiếp xúc và sử dụng nó hàng ngày. Từ một thiết bị với chức năng photo sao chép bình thường. Sau nhiều năm cải tiến công nghệ. Thì giờ đây, tất cả các chức năng cơ bản đều được gộp chung trong một chiếc máy photocopy. Đó là Photo, In, Scan, Fax…

Vậy làm sao để scan được nhiều trang vào 1 file pdf. Hôm nay chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn scan nhiều trang vào 1 file pdf. 

Lợi ích khi scan nhiều trang vào 1 File PDF

Scan nhiều trang vào một file trên máy tính sẽ đem tới các lợi ích cho người sử dụng như sau

• Tiết kiệm thời gian Scan: Thay vì bạn phải thực hiện thao tác Scan cho 1 tờ, rồi bắt đầu lại từ đầu cho tờ tiếp theo. Thì giờ đây bạn có thể thực hiện ngay 1 lần cho bộ văn bản của bản mà không phải quay lại bước 1.
• Dễ quản lý, xem kiểm tra file: Nếu File gốc Scan của bạn là 1 bộ tài liệu văn bản. Thì việc Scan tất cả các trang vào 1 File giúp cho bạn dễ xem hơn khi bạn xem ở trên máy tính.
• Thích hợp gửi cho khách hàng: Khi bạn gửi File Scan đi cho Khách hàng xem. Thì bạn sẽ nhận được sự thiện cảm của Khách hàng hơn nếu gom tất cả các nội dung bạn muốn gửi vào 1 File.

Hướng dẫn cách scan nhiều trang vào 1 File

Scan nhiều trang vào thành 1 File PFF trên máy photocopy Toshiba

Đối với dòng máy photocopy Toshiba. Chúng ta sẽ có 2 cách để Scan nhiều trang vào 1 file như sau:

Trường hợp scan nhiều trang vào 1 file ở trên khay pdf

Với những dòng máy đời mới sau này, sau khi có sự ra đời của khay DF. Thì thao tác Scan nhiều trang vào 1 File của bạn đã được dễ dàng hơn rất nhiều.

Bạn chỉ cần thực hiện theo các bước đơn giản như sau:

Bước 1: Đặt bản gốc vào trên khay DF. Bạn chú ý canh chỉnh thanh thước để bản gốc được cố định. Không bị xiên xẹo khi scan nhé.

Bước 2: Đặt tên File. Thiết lập các tùy chọn bạn muốn. Rồi nhấn nút Scan ở trên màn hình cảm ứng.

Bước 3: Chờ đợi kết quả. Từng tờ giấy sẽ được tự động kéo xuống. Việc của bạn là chỉ cần đứng chờ cho đến khi máy photocopy kéo đến tờ giấy cuối cùng

Trường hợp scan nhiều trang vào 1 file ở trên mặt kính 

Nếu file gốc cần Scan của bạn chỉ có 2 tờ hoặc 3 tờ trở xuống. Hoặc File gốc của bạn có định dạng là Hóa đơn, chất lượng giấy mỏng. Thì lời khuyên đưa ra là chúng ta nên thực hiện thao tác Scan ở trên mặt kiếng của máy photocopy nhé.

Bạn thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Đặt bản gốc lên mặt kiếng máy photo.

Bước 2: Bấm vào phím Scan trên bàn phím cứng. Màn hình cảm ứng hiện ra Bảng Scan.

Bước 3: Bạn tiến hành đặt tên và cài đặt các tùy chọn như màu sắc, độ phân giải, kích thước khổ giấy… Chất lượng của File Scan ở trên máy tính sẽ tùy thuộc vào cách bạn chọn ở các tùy chọn này.

Bước 4. Bạn bấm Phím Scan ở trên màn hình cảm ứng để máy Photocopy tiến hành quét.

Bước 5: Bước quan trọng. Sau khi máy photocopy Quét xong. Màn hình cảm ứng sẽ xuất hiện như sau:

Thông thường nếu bạn chỉ Scan 1 tờ. Thì bạn sẽ kết thúc thao tác Scan bằng việc bấm nút JOB FINISH. Nhưng giờ đây với trường hợp Bạn muốn Scan nhiều trang vào 1 File. Bạn sẽ không bấm nút đó.

Bạn tiếp tục đặt tờ giấy khác vào mặt kiếng. Lưu ý là bạn nên thực hiện thao tác này một cách nhanh chóng. Vì nếu không quá trình Scan sẽ kết thúc.

Tiếp tục Scan bằng cách nhấn Nhấn Nút Scan. Và tiếp tục lặp lại thao tác đó đến khi nào bạn muốn dừng lại thì Nhấn nút JOB FINISH để kết thúc.

Scan nhiều trang vào 1 file trên máy photocopy Ricoh

Tương tự như ở dòng máy Toshiba, thì ở dòng máy photocopy Ricoh. Các bạn cũng làm theo các bước như sau:

Bước 1: Đặt bản gốc. Các bạn có thể đặt ở trên mặt kính hoặc khay DF.

Bước 2. Vào Menu Scanner. Bấm phím Start để bắt đầu quá trình Scan.

Nếu bạn Scan trên mặt kính. Bạn lần lượt đặt từng trang vào mặt kính. Để máy photocopy quét lần lượt cho đến khi kết thúc. Chú ý là bạn nên thực hiện thao tác này một cách nhanh chóng. Vì nếu không quá trình Scan sẽ kết thúc.

Nếu bạn Scan trên khay DF. Bạn chỉ cần đợi cho đến khi máy photocopy tự động hút từng trang giấy xuống là bạn đã hoàn thành.

Làm sao lấy file scan từ máy tính ?

Sau khi bạn thực hiện scan nhiều trang vào 1 File. Thì bây giờ chúng ta sẽ tìm hiểu về cách lấy File scan trên máy tính.

Các bạn thực hiện các thao tác như sau:

Bước 1: Vào Menu Start. Chọn Run

Bước 2: Nhập địa chỉ IP của máy photocopy bạn đang sử dụng.

Bước 3: Bạn vào thư mục File Share. Trong đó sẽ chưa File Scan mà bạn mới Scan xong.

Trên đây chính là cách scan  nhiều trang thành 1 file pdf đơn giản và dễ thực hiện nhất nhưng vẫn chính xác và đủ điều kiện để chúng ta chứng thực hoặc sử dụng nó đúng theo nhu cầu mà không cần phải làm đi làm lại nhiều lần. Hy vọng với những thông tin hữu ích này sẽ giúp bạn thuận lợi và dễ dàng hơn trong công việc của mình.

CÔNG TY TNHH DV XNK THIÊN BĂNG 

Tel 1: ( 028) 3991 9432

Tel 2: (028) 3991 4624 

Fax: (028) 3845 2462 

Hotline 1: 0903 825 357 

Hotline 2: 0909 581 650 

Email: thienbangphoto@gmail.com 

Địa chỉ: 55 Hoàng Diệu, P.10, Q.Phú Nhuận