Hướng dẫn in từ máy tính ra máy photocopy đơn giản nhất

Trong công việc văn phòng ngày nay, kỹ năng văn phòng chính  là một trong những kỹ năng rất quan trọng mà mỗi cá nhân nhân viên cần trang bị, đặc biệt là các kỹ năng in tài liệu. Một trong những cách in văn bản, tài liệu được cho là nhanh nhất đó chính là chúng ta sẽ in từ máy tính có kết nối trực tiếp với máy photocopy có kết nối với mạng nội bộ của văn phòng công ty. Vậy liệu bạn đã biết được cách in phổ biến và vô cùng quan trọng này chưa ? Cùng Toshiba Thiên Băng tìm hiểu cách in từ máy tính ra máy photocopy trong bài viết này nhé !

Cách in từ máy tính ra máy photocopy

Cùng tìm hiểu các bước in từ máy tính ra máy photocopy sau đây nhé. Cùng tìm hiểu các bước in từ máy tính ra máy photocopy sau đây nhé.

Bước 1: Điều chỉnh giao diện máy photocopy

Đầu tiên, bạn thực hiện chọn vào nút “User Function”. Trong trường hợp nếu như máy có thiết lập cài đặt tài khoản bởi mật khẩu, thì bạn cần phải đăng nhập vào thiết bị lúc đó mới có thể tiếp tục sử dụng.

Tiếp theo, bạn thao tác nhấn chọn chức năng “Network Settings”, và tiếp đó là “IP/TCP”, “Manual”, bước tiếp theo cần làm là bạn chọn vào địa chỉ IP/Subnet Mask/Gateway có hiện ngay trên giao diện.

Bước 2: Điều chỉnh trên máy tính

Ở phía cuối màn hình bạn sẽ chọn vào nút lệnh “Start” rồi sau đó bạn tiếp tục nhấn vào “Network connections”.

Tiếp theo bạn Click chuột phải và chọn chức năng “Properties” và sau đó chọn “Internet Protocol”, “Properties” và phần cuối cùng ở  bước này, bạn sẽ chọn vào “User the following IP address”.

Bạn sẽ tiến hành kiểm tra đường truyền kết nối của máy tính cùng với máy photocopy, sau đó bạn thao tác nhập địa chỉ IP vào. (Bạn vào “Start” và chọn mục “Run”)

Sau cùng, ở phía cuối màn hình bạn chọn vào  nút lệnh “Start”,  tiếp theo bạn nhấn vào lệnh “Printer and Faxes”, tiếp tục chọn “Add printer” và “Next” để tiến hành thao tác nhập địa chỉ IP.

Bước 3: Thực hiện in từ máy tính ra máy photocopy

Cách in từ máy tính ra máy photocopy thực hiện phức tạp nhất cũng đã được thao tác ở bước cài đặt ngay từ ban đầu trên máy tính cùng với máy photocopy. Còn lại, những thao tác scan hay in sẽ được thực hiện đơn giản với các bước cụ thể:

• Trên các file/tài liệu hay văn bản cần in, bạn sẽ nhấp chọn vào nút “File” có vị trí ở phía bên trên góc trái màn hình máy photocopy, sau đó bạn tiếp tục nhấn chọn “Print” và ấn enter. Bạn có thể tùy ý điều chỉnh các chế độ in mặc định của máy photocopy: như in hai mặt, một mặt,…tùy theo ý muốn của bạn hoặc yêu cầu của người cần in. 
• Cách thứ hai thực hiện đơn giản hơn đó là bạn sử dụng tổ hợp phím tắt trên bàn phím “Ctrl +P” và sau đó nhấn chọn “Print” để tiến hành in.

Cách kết nối máy tính với máy photocopy

Cách để bạn kết nối máy tính với máy photocopy để có thể thực hiện các thao tác in từ máy tính ra máy photocopy như sau.

Có 3 cách kết nối

Kết nối máy photocopy với máy tính để in từ máy tính ra máy photocopy có nhiều cách thức khác nhau. Trong đó có 3 cách kết nối phổ biến như sau: 

• Cách 1: Kết nối máy tính với máy photocopy của bạn vào mạng Local Area Network. Sử dụng một máy photocopy có kết nối thẳng mạng thông qua một cổng mạng.
• Cách 2: Thông qua dây cap mạng bạn có thể kết nối trực tiếp máy tính cùng với máy photocopy. Dây cáp này thường sẽ được cắm giữa cổng USB hoặc máy in của máy tính. Cách thức kết nối máy tính với máy photocopy này còn có tên gọi khác đó là kết nối máy in cục bộ.
• Cách 3: Kết nối máy tính của bạn vào mạng LAN để có thể dùng máy photo từ quyền sở hữu của một máy khác. Tuy nhiên máy tính đó phải đang trong chế độ được chia sẻ giữa những máy tính trong cùng mạng LAN.

Kiểm tra card in máy photocopy

Nguyên nhân máy tính và máy photocopy không thể kết nối là do cổng giữa hai thiết bị không khớp. Thông thường máy photocopy sẽ được trang bị khá nhiều dạng card. Từ loại card đơn giản nhất cho đến các dạng card được nhà sản xuất thiết kế chạy theo hệ điều hành Linux. Trước tiên, bạn hãy kiểm tra card màn hình, card cổng, cổng chuột, card các phím…xem đã khớp chưa nhé.

Cài đặt IP trên máy tính

Muốn cài đặt được chức năng scan hay in trên máy photocopy thì bạn cần phải cài địa chỉ IP cho máy photocopy. Đối với trường hợp máy photocopy của bạn bị lỗi, bạn nên kiểm tra rồi điều chỉnh lại. Để cài đặt IP trên máy tính, bạn click chuột phải vào biểu tượng của mạng LAN hoặc mạng wifi.  Quan sát bên góc phải của màn hình bạn sẽ thấy, tiếp theo chọn vào “Open Network and Sharing Center”. 

Lựa chọn mạng mà máy đang kết nối, sau đó nhấp chọn “properties” -> chọn “Internet Protocol Version 4″.  Tiếp tục bạn nhấp vào “Properties”, tiếp tục chọn “User Following IP Address automatically”, nhấn chọn cấu hình tĩnh cho máy.

Thực hiện các thao tác trên máy photocopy

Bước này vô cùng quan trọng đối với quá trình kết nối máy photocopy với máy tính để bạn có thể thao tác in từ máy tính ra máy photocopy. Việc này sẽ cho giúp bạn xác định được máy tính và máy photocopy có cùng chung một giải mạng hay không. Trong bước này, bạn nhấp chọn “network” hoặc chọn “Printer” ở trên máy. Lúc này máy của bạn sẽ hiển thị lệnh, bạn nhấp chọn “Admin”, cài đặt mật khẩu mặc định cho máy là 12345. Tiếp tục vào mục “Network Settings” -> chọn “TCP”, vào “Manual” để có thể cài đặt địa chỉ IP cho máy. Khi đã hoàn thành hết các bước, bạn nhấp chọn vào “SMB”. Sau cùng bạn nhấn “Enable” và cài đặt thêm  những thông tin khác.

Kiểm tra driver

Để cài đặt driver trên máy photocopy cho quá trình in từ máy tính ra máy photocopy được thực hiện, bạn cần lựa chọn bản driver đúng với chủng loại phù hợp cho card. Tiếp theo là bạn tiến hành cài đặt lần lượt:

Bạn vào mục“Start”, nhấp chọn “Settings” -> chọn “Printers and Faxes” -> chọn “Add Printer” -> chọn “Next”. Tiếp theo bạn chọn mục “Create a new port” -> rồi chọn kiểu “Standard TCP/ IP port”. Sau cùng bạn nhấp chọn “Next” để hoàn thành việc cài đặt.

Lúc này, màn hình máy sẽ xuất hiện một hộp thoại, tại đây bạn thao tác nhấn chọn vào “Printer name or IP address”. Hộp thoại này là địa chỉ IP mà máy photo của bạn đang sử dụng . Để hoàn thành quá trình cài đặt, bạn nhấn chọn kiểu card mạng “Standard” -> chọn “Next” -> chọn “Finish” để kết thúc.

Kiểm tra lại kết nối

Đây chính là bước cuối cùng mà bạn cần thực hiện của quá trình kết nối máy tính với máy photocopy để thực hiện thao tác in từ máy tính ra máy photocopy. Sau khi bạn cài đặt xong, hãy kiểm tra lại đường mạng từ máy tính của bạn đến card trên máy photocopy. Kiểm tra lại các đường mạng kết nối đến máy photocopy, đảm bảo rằng quá trình cài đặt đã hoàn tất mà không xảy ra lỗi nào. 

Một số lưu ý khi máy photocopy mất kết nối

• Cần phải cẩn thận tuyệt đối khi bạn thực hiện việc vệ sinh máy photocopy để hạn chế ảnh hưởng đến những cài đặt có sẵn hoặc có thể làm lỏng dây cáp kết nối làm cho việc  in từ máy tính ra máy photocopy gặp nhiều trở ngại. 
• Khi đã kiểm tra xong hết tất cả những yếu tố có liên quan đến kết nối in thì bạn nên test thử, in thử. 
• Ngoài các vấn đề cơ bản về việc mất kết nối, bạn cần thường xuyên chú ý vệ sinh cho máy photocopy. 
• Nên kiểm tra lại những bộ phận khác trong máy photocopy xem vấn đề gì không để thay thế, sửa chữa. 
• Đối với những trường hợp máy photocopy của bạn gặp phải các vấn đề hư hỏng nhẹ, thì bạn có thể thực hiện thao tác reset lại máy photo để máy có thể  tự động khắc phục.
• Trường hợp nếu bạn không phát hiện được nguyên nhân dẫn tới các lỗi của máy photocopy thì bạn nên gọi hỗ trợ, nhờ kỹ thuật viên.
• Bạn nên lựa chọn các dòng máy photocopy chất lượng từ những thương hiệu lớn uy tín như Toshiba Thiên Băng để có thể đáp ứng tốt cho công việc, mang lại hiệu quả công việc cao và hạn chế được tối đa các tình trạng gặp lỗi. 

Kết luận

Qua bài viết chắc hẳn bạn cũng đã nắm rõ cách in từ máy tính ra máy photocopy và các cách kết nối máy tính với máy photocopy rồi. Hy vọng những thông tin mà Toshiba Thiên Băng chia sẻ sẽ giúp cho bạn thao tác dễ dàng hơn trong việc in ấn tài liệu. Và nếu bạn đang cần tìm một nơi uy tín để mua máy photocopy thì hãy đến ngay Toshiba Thiên Băng để mua được các sản phẩm máy photo chính hãng cùng với mức giá cạnh tranh nhất nhé !