Hướng dẫn tạo User Code Ricoh để quản lý in ấn hiệu quả

Máy photocopy Ricoh là dòng máy photocopy hiện đại và có khá nhiều chức năng. Đa số các dòng máy photocopy Ricoh đều sở hữu chức năng quản lý người sử dụng bằng User. Vậy User Code Ricoh là gì? Cách tạo như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp một số thông tin để chúng ta hiểu rõ hơn về User Code máy Ricoh và cách tạo chi tiết nhất.

User Code Ricoh là gì?

User còn được gọi là người sử dụng, người dùng máy photocopy. Người dùng thực hiện những hoạt động trên máy như in, sao chép. Người sử dụng được quản lý bằng những thông tin ở trong sổ địa chỉ của máy photocopy, chỉ có thể dùng những chức năng được quản trị viên cho phép. Bằng việc kích hoạt xác thực, bạn chỉ cho phép người đã đăng ký ở trong sổ địa chỉ của máy. Sổ địa chỉ giúp quản lý người dùng.

User Code là tính năng giúp quản lý số lượng in ấn của mỗi phòng ban hay nhân viên. Chúng ta có thể in ra theo từng tháng để lập báo cáo hoặc lưu trữ.

Vì sao cần tạo User Code Ricoh?

Với các công ty, doanh nghiệp có quy mô lớn, một máy photocopy có thể cho phép nhiều người cùng dùng. Vì vậy, việc tạo User Code máy Ricoh là rất quan trọng và cần thiết. Nếu không sử dụng User Code để quản lý thì sẽ khiến cho người giám sát cảm thấy khó khăn trong việc quản lý những người dùng. Trong công ty, không thể giám sát các thành viên, nhân viên một cách chặt chẽ và quản lý việc dùng giấy in, copy sẽ rất khó khăn. 

Mục đích tạo User Code Ricoh là giúp người quản trị quản lý người dùng ở trong văn phòng để có thể biết được là đã dùng bao nhiêu trang in – photocopy lúc thuê máy. Nắm bắt được điều này, dòng máy photocopy Ricoh đưa ra tính năng quản lý người dùng rất hiệu quả. Tính năng này cung cấp một mã code riêng cho từng người dùng. Điều này có thể giúp người quản trị biết được hàng tháng từng người đã dùng bao nhiêu bản photocopy, bao nhiêu bản in để quản lý dễ dàng hơn.

Hướng dẫn tạo User Code Ricoh để quản lý in ấn

Sau đây là 5 bước cơ bản để tạo User Code Ricoh mà bạn có thể tham khảo:

• Bước 1: Trước tiên, phải thực hiện việc kết nối máy tính với máy photocopy. Sau đó, vào trình duyệt web để nhập địa chỉ IP của máy photocopy vào trong giao diện web.
• Bước 2: Sau đó bấm vào mục Login User Name để nhập admin, còn mục password thì để trống. Khi đã đăng nhập xong, chúng ta sẽ vào phần quyền quản trị web máy photo Ricoh.
• Bước 3: Chọn Device Management, sau đó chọn Configuration, tiếp theo chọn User Authentication Management rồi bấm chọn User Code.
• Bước 4: Vào phần User Authentication Management chọn User Code, tiếp theo bấm vào User Code Authentication Settings, rồi chọn copier, printer và những chức năng như là Fax, Document Server, Scanner, chọn OK.
• Bước 5: Quay trở lại giao diện chính của trang web rồi vào Address Book, sau đó chọn Add User cho máy photocopy Ricoh.

Trong phần Name – Key Display, User Code điền mã vào, chọn Available Functions cho phần copier, printer rồi bấm OK.

Cách thực hiện việc quản lý trang in trên máy photocopy

Bước 1: Tạo danh, đặt mã cho mỗi nhân viên.

Bước 2: Mở tính năng user code.

Bước 3: Lập danh sách các nhân viên.

Bước 4: Cấu hình ở trên driver của từng máy.

Hướng dẫn cài đặt

• Mở tính năng user code, chọn nút User Tool, sau đó chọn System Setting, tiếp theo chọn Administrator Tools, rồi sang page 2, chọn User Authentication Management.
• Máy hiện ra giao diện khác, bấm chọn User Code Auth, sau đó chọn copier, rồi chọn printer, rồi bấm OK.
• Vào mục System Setting, chọn Administrator Tools, rồi chọn Address Book Management, nhấn New Program, nhấn tab Auth. Info.
• Đặt code cho mỗi nhân viên ở mục User Code, đặt xong thì nhấn phím #, sang page 3 bấm chọn copier, printer, bấm chọn OK.
• Nhập mật khẩu của bạn rồi nhấn OK để dùng chức năng photocopy.
• Vào phần Control Panel, chọn Devices and Printers, sau đó chọn Driver máy photocopy, bấm chuột phải vào Printing Preferences, chọn Detailed Settings, bấm chọn Job Setup rồi chọn User Code để nhập mã code nhân viên, bấm OK.                            

Chúng ta có thể hạn chế về chức năng dành cho người dùng cụ thể như scan, print bằng việc không tích chọn. 

Kết luận

Bài viết này đã giúp chúng ta hiểu rõ hơn về User Code Ricoh và cách tạo User Code máy Ricoh để quản lý in ấn hiệu quả. Hy vọng những thông tin này có thể giúp ích được cho bạn trong việc scan tài liệu. Để mua được những chiếc máy photocopy chất lượng, uy tín hãy liên hệ ngay với TOSHIBA Thiên Băng.

Máy Photocopy TOSHIBA là thương hiệu quen thuộc và có vị trí cao ở thị trường Việt Nam trong những năm qua.

Quý khách vui lòng liên hệ với chúng tôi:

Hotline 1: 0903 825 357

Hotline 2: 0909581650

Email: thienbangphoto@gmail.com

Địa chỉ: 55 Hoàng Diệu, P.10, Q.Phú Nhuận

Website: https://toshibathienbang.com