Hướng dẫn vệ sinh máy photocopy chi tiết và nhanh chóng

Một chiếc máy photocopy sạch sẽ không chỉ in rõ mà còn vận hành bền bỉ hơn 35% so với máy bám bụi. Thực tế, 7/10 sự cố kỹ thuật bắt nguồn từ việc không vệ sinh máy photocopy đúng cách. Cùng Toshiba Thiên Băng tìm hiểu quy trình chuẩn – giúp máy vận hành ổn định, tiết kiệm chi phí và nâng cao tuổi thọ thiết bị ngay tại văn phòng.

Vì sao máy photocopy cần được vệ sinh định kỳ ?

Duy trì chất lượng bản in sắc nét

Bụi, mực thừa và giấy vụn bám trên cụm drum hoặc gương quang học khiến bản in bị lem hoặc mờ. Khi được vệ sinh máy photocopy thường xuyên, các chi tiết này được làm sạch, giúp hình ảnh và chữ in rõ ràng, đồng đều hơn. Việc duy trì chất lượng bản in không chỉ giúp tiết kiệm vật tư mà còn mang lại tính chuyên nghiệp cho tài liệu doanh nghiệp.

Hạn chế tình trạng kẹt giấy và tiếng ồn

Khi các bánh răng, trục kéo và đường dẫn giấy bị bám bụi, quá trình vận hành dễ phát sinh lỗi hoặc gây tiếng động lớn. Vệ sinh máy photocopy giúp khôi phục độ trơn của bộ phận dẫn giấy, giảm ma sát và hạn chế kẹt giấy. Một thiết bị vận hành êm ái sẽ tạo môi trường làm việc yên tĩnh và hiệu quả hơn.

Kéo dài tuổi thọ linh kiện bên trong

Cụm drum, bộ sấy hay belt đều hoạt động liên tục với nhiệt và áp lực cao. Nếu không được bảo dưỡng, bụi và mực thải sẽ làm các linh kiện này mòn nhanh, dẫn đến chi phí thay thế lớn. Vệ sinh máy photocopy định kỳ là cách chủ động kéo dài tuổi thọ thiết bị, đảm bảo hiệu suất ổn định lâu dài.

Tiết kiệm chi phí vận hành và năng lượng

Một chiếc máy sạch vận hành hiệu quả hơn, tiêu tốn ít điện năng hơn. Theo thống kê từ Marconet (2023), việc vệ sinh định kỳ có thể giảm tới 25% chi phí sửa chữa mỗi năm. Bên cạnh đó, linh kiện sạch giúp máy không phải hoạt động quá tải, từ đó tiết kiệm điện và giảm hao mòn động cơ.

Giữ môi trường làm việc trong lành

Bụi mực và giấy vụn không chỉ ảnh hưởng đến máy mà còn phát tán ra không khí, gây hại cho sức khỏe người dùng. Vệ sinh máy photocopy thường xuyên giúp hạn chế lượng bụi mịn, đảm bảo không gian văn phòng thông thoáng, sạch sẽ. Đây cũng là cách bảo vệ nhân viên khỏi các bệnh về hô hấp khi tiếp xúc lâu dài với thiết bị in ấn.

Hướng dẫn vệ sinh máy photocopy tại nơi không cần gọi thợ

Hướng dẫn vệ sinh cụm drum

Cụm drum là nơi ghi nhận hình ảnh và quyết định chất lượng bản in. Để vệ sinh máy photocopy hiệu quả, cần nhẹ tay với bộ phận này.

• Bước 1: Tắt máy, rút nguồn và đợi nguội.
• Bước 2: Tháo cụm drum ra, tránh chạm tay trực tiếp lên mặt trống nhạy sáng.
• Bước 3: Dùng khăn không xơ thấm nhẹ cồn, lau dọc theo thân drum, tránh chà mạnh.
• Bước 4: Để khô tự nhiên rồi lắp lại.

Nếu bản in vẫn mờ, hãy kiểm tra trống đã mòn hay chưa. Việc vệ sinh máy photocopy định kỳ giúp drum duy trì độ nhạy sáng ổn định và tránh lãng phí mực in.

Hướng dẫn vệ sinh bộ sấy

Bộ sấy là nơi cố định mực lên giấy bằng nhiệt độ cao. Khi bụi hoặc mực thừa bám lâu, bản in dễ bị lem hoặc nhăn.

• Tắt nguồn, chờ bộ sấy nguội hoàn toàn.
• Lau nhẹ bằng khăn ẩm thấm cồn isopropyl (tuyệt đối không đổ dung dịch trực tiếp).
• Kiểm tra lô nhiệt, lau các vết mực cháy hoặc bám dính.
• Lắp lại và khởi động để kiểm tra nhiệt ổn định.
  

Theo khuyến nghị của Xerox (2024), việc vệ sinh máy photocopy phần bộ sấy mỗi 3-6 tháng có thể giúp giảm 30% lỗi lem mực, đồng thời tiết kiệm điện năng khi máy không phải “đốt nhiệt” nhiều hơn mức cần thiết.

Hướng dẫn vệ sinh gương trong dàn scan

Khi kính hoặc gương quét bị bẩn, hình ảnh quét ra thường bị vệt mờ hoặc sọc sáng. Để làm sạch:

• Dùng khăn mềm, không xơ, thấm nhẹ cồn, lau theo chiều dài kính.
• Tránh chà mạnh hoặc xịt dung dịch trực tiếp lên bề mặt.
• Với các khe nhỏ, dùng tăm bông làm sạch.

Một thao tác nhỏ nhưng giúp vệ sinh máy photocopy toàn diện hơn. Bởi bụi bẩn trong khu vực scan có thể khiến cảm biến đọc sai, làm chậm tốc độ xử lý tài liệu – điều ít ai để ý đến.

Hướng dẫn vệ sinh gương polygon

Gương polygon quay tốc độ cao để phản xạ tia laser – quyết định độ nét bản in. Đây là linh kiện nhạy sáng, chỉ nên vệ sinh máy photocopy phần này khi thật cần thiết.

• Sau khi mở cụm quang học, dùng khí nén nhẹ thổi bụi.
• Dùng khăn mềm nhúng cồn, lau rất nhẹ từng mặt gương.
• Không dùng tay chạm trực tiếp vì dầu da có thể làm giảm khả năng phản xạ.
  

Theo Canon Technical Note (2024), chỉ cần một lớp bụi mỏng 0,1 mm trên gương polygon cũng có thể khiến bản in mờ đi 20%. Vì vậy, việc vệ sinh máy photocopy đúng kỹ thuật là yếu tố giữ cho tia laser hoạt động chính xác.

Hướng dẫn vệ sinh mực thải cụm belt

Cụm belt là nơi truyền mực và thu mực thừa. Khi mực thải không được làm sạch, bản in dễ lem hoặc xuất hiện vệt đen.

• Tắt máy, tháo cụm belt ra nhẹ nhàng.
• Dùng blower hoặc khí nén áp lực thấp để thổi mực thừa.
• Lau khung belt bằng khăn khô, tránh lau mạnh trên bề mặt belt.
• Nếu máy có báo “Waste Toner Full”, hãy làm sạch và reset bộ đếm sau khi hoàn tất.
  

Việc vệ sinh máy photocopy phần belt định kỳ giúp giảm đến 45% tình trạng lem mực và hạn chế phải thay cụm truyền sớm.

Các lưu ý quan trọng trong khi vệ sinh máy photocopy

Luôn ngắt nguồn điện trước khi thao tác

Trước khi mở nắp hoặc tháo linh kiện, cần tắt máy và rút phích cắm hoàn toàn. Việc này giúp đảm bảo an toàn, tránh chập điện hoặc kích hoạt linh kiện khi đang làm việc. Một thao tác nhỏ nhưng là quy tắc bắt buộc trong quá trình vệ sinh máy photocopy.

Sử dụng dụng cụ chuyên dụng và khăn không xơ

Không nên dùng khăn giấy hay bàn chải cứng vì dễ làm xước bề mặt nhạy cảm như drum hay gương polygon. Hãy chọn khăn microfiber, tăm bông mềm và khí nén áp lực nhẹ để làm sạch. Dụng cụ đúng loại sẽ giúp vệ sinh máy photocopy hiệu quả mà không gây hư hại.

Tránh sử dụng dung dịch tẩy mạnh

Các dung môi chứa amoniac hoặc axeton có thể làm mờ kính và ăn mòn nhựa. Cồn isopropyl tinh khiết là lựa chọn an toàn nhất khi cần làm sạch bề mặt trong. Khi vệ sinh máy photocopy, nên thấm dung dịch vào khăn thay vì xịt trực tiếp để tránh chảy vào linh kiện điện tử.

Không để ánh sáng mạnh chiếu trực tiếp vào drum

Drum là bộ phận cực kỳ nhạy sáng, nếu tiếp xúc với ánh sáng mạnh có thể mất khả năng cảm quang. Vì vậy, khi mở máy, hãy thao tác trong môi trường ánh sáng nhẹ và đóng nắp lại ngay sau khi làm sạch. Quy tắc này giúp vệ sinh máy photocopy an toàn mà không ảnh hưởng đến tuổi thọ của drum.

Làm từng phần và kiểm tra kết quả sau mỗi bước

Thay vì vệ sinh toàn bộ cùng lúc, hãy chia nhỏ thành từng khu vực: bộ sấy, drum, gương, belt,… Mỗi khi hoàn thành, nên lắp thử và in kiểm tra để đảm bảo không còn vệt mực hay sọc đen. Cách làm tuần tự này giúp phát hiện sớm lỗi phát sinh trong quá trình vệ sinh máy photocopy.

Đảm bảo môi trường sạch và thoáng khí

Không nên vệ sinh máy ở nơi có gió mạnh hoặc bụi bay nhiều. Khi làm việc với mực thải, nên đeo khẩu trang và găng tay để tránh hít phải hạt mực nhỏ. Giữ môi trường thông thoáng giúp vệ sinh máy photocopy an toàn và bảo vệ sức khỏe người sử dụng.

Không mở các phần phức tạp nếu không am hiểu

Một số bộ phận như gương polygon hay cụm laser yêu cầu kỹ thuật cao để thao tác. Nếu không nắm rõ cấu tạo, người dùng nên nhờ kỹ thuật viên chuyên nghiệp hỗ trợ. Việc tự ý tháo dỡ có thể khiến quá trình vệ sinh máy photocopy dẫn đến lỗi nghiêm trọng hoặc mất bảo hành.

Kiểm tra bản in sau khi hoàn tất

Sau khi lắp lại các cụm và khởi động máy, hãy in thử vài trang trắng hoặc tài liệu ngắn để kiểm tra. Nếu thấy bản in đều màu, không lem, không sọc, chứng tỏ máy đã hoạt động ổn định. Đây là bước cuối cùng để đảm bảo quá trình vệ sinh máy photocopy đạt kết quả tối ưu.

Ngoài ra, Toshiba Thiên Băng khuyến nghị các doanh nghiệp nên vệ sinh máy photocopy ít nhất 2 lần/năm hoặc ngay khi nhận thấy bản in bị vệt, mờ, nhòe. Việc chủ động bảo dưỡng giúp doanh nghiệp tiết kiệm đến 25% chi phí sửa chữa hàng năm, đồng thời đảm bảo hình ảnh tài liệu chuyên nghiệp, rõ ràng khi giao dịch với đối tác.

Toshiba Thiên Băng – đơn vị chuyên cung cấp máy photocopy chính hãng

Toshiba Thiên Băng là đơn vị phân phối và bảo trì máy photocopy chính hãng Toshiba tại Việt Nam, được hàng trăm doanh nghiệp, trường học và tổ chức hành chính tin dùng. Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thiết bị văn phòng, chúng tôi cam kết mang đến giải pháp in ấn toàn diện, từ cung cấp máy mới – cho thuê máy – đến dịch vụ bảo trì, linh kiện và mực in chính hãng.

Điểm khác biệt của Toshiba Thiên Băng nằm ở chất lượng dịch vụ hậu mãi. Đội ngũ kỹ thuật viên được đào tạo bài bản, luôn sẵn sàng hỗ trợ 24/7 để đảm bảo thiết bị vận hành ổn định. Bên cạnh đó, mọi sản phẩm đều có nguồn gốc rõ ràng, bảo hành chính hãng và được kiểm định nghiêm ngặt trước khi bàn giao cho khách hàng.

Chúng tôi tin rằng, một chiếc máy photocopy tốt chỉ thật sự bền khi được bảo dưỡng đúng cách. Vì thế, Toshiba Thiên Băng không chỉ cung cấp thiết bị mà còn đồng hành cùng khách hàng trong suốt quá trình sử dụng. Giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu suất làm việc.