Nên Đặt Máy Photocopy Ở Vị Trí Nào Trong Văn Phòng?

Theo khảo sát, nhân viên văn phòng có thể lãng phí tới 13 giờ mỗi năm chỉ vì chờ in ấn. Câu hỏi nên đặt máy photocopy ở vị trí nào vì vậy trở thành yếu tố quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất và chi phí vận hành. Bài viết dưới đây của Toshiba Thiên Băng sẽ giúp bạn hiểu rõ nguyên tắc vàng, những vị trí cần tránh. Cũng như gợi ý top 10 vị trí lý tưởng để máy hoạt động bền bỉ và hiệu quả nhất.

Tại sao vị trí đặt máy photocopy quan trọng?

Vị trí đặt máy quyết định trực tiếp đến sự thuận tiện trong công việc. Nếu máy được bố trí gần các phòng ban sử dụng thường xuyên, nhân viên sẽ tiết kiệm hàng giờ di chuyển mỗi tháng, qua đó tối ưu năng suất. Ngược lại, khi máy bị đặt ở khu vực xa, luồng công việc bị gián đoạn, nhân viên dễ mất tập trung.

Ngoài hiệu quả, yếu tố an toàn cũng cần được chú ý. Máy photocopy sinh nhiệt và có thể phát ra khí ozone, vì vậy nếu đặt trong không gian chật hẹp, sức khỏe nhân viên dễ bị ảnh hưởng. Bên cạnh đó, chọn sai vị trí cũng làm tăng nguy cơ ẩm mốc, chập điện và giảm tuổi thọ linh kiện.

Các nguyên tắc vàng khi chọn vị trí đặt máy photocopy

Gần bộ phận sử dụng nhiều nhất

Khi máy đặt gần nơi có nhu cầu in cao, nhân viên sẽ tiết kiệm thời gian đi lại. Việc này giúp tăng hiệu suất và hạn chế gián đoạn trong luồng công việc. Đặc biệt ở các phòng ban như kế toán, nhân sự hay marketing, vị trí gần càng phát huy lợi thế. Nhờ đó, doanh nghiệp tránh được tình trạng ùn tắc công việc chỉ vì phải chờ in.

Tránh gây tắc nghẽn giao thông nội bộ

Đặt máy ở hành lang nhỏ hoặc lối đi chung rất dễ tạo ra tình trạng kẹt người. Khi nhiều nhân viên cùng sử dụng, khu vực này sẽ trở nên ồn ào và chật chội. Giải pháp là chọn vị trí thông thoáng, vừa dễ tiếp cận, vừa không ảnh hưởng đến lưu thông. Đây là nguyên tắc quan trọng trong tối ưu không gian văn phòng.

Đảm bảo an ninh và bảo mật

Máy photocopy thường xử lý tài liệu quan trọng, do đó không nên đặt nơi quá dễ nhìn thấy. Nếu vị trí đặt máy không an toàn, nguy cơ rò rỉ thông tin nhạy cảm sẽ tăng cao. Lựa chọn tốt nhất là những khu vực có kiểm soát, nơi chỉ nhân viên được phép mới có thể tiếp cận. Điều này giúp doanh nghiệp yên tâm hơn khi in ấn.

Hạn chế tiếng ồn và nhiệt độ

Máy photocopy khi hoạt động sẽ sinh tiếng ồn và tỏa nhiệt. Nếu đặt gần khu vực làm việc cần yên tĩnh, nhân viên sẽ mất tập trung. Ngoài ra, nhiệt độ cao còn khiến không gian trở nên khó chịu. Bởi vậy, nên đặt máy tại nơi có không gian thoáng và tránh gần phòng họp hoặc bàn làm việc chính.

Không gian đủ rộng và thoáng

Nhiều văn phòng thường mắc sai lầm khi đặt máy sát tường. Thực tế, máy cần khoảng trống để mở khay giấy, thay mực hoặc bảo trì. Việc không đủ không gian sẽ làm giảm tuổi thọ và gây khó khăn khi sửa chữa. Đặt ở nơi rộng rãi, thoáng khí sẽ giúp máy vận hành ổn định lâu dài.

Những vị trí không nên đặt máy photocopy

Một số vị trí cần tránh tuyệt đối khi cân nhắc nên đặt máy photocopy ở vị trí nào:

• Gần bàn làm việc: Tiếng ồn, nhiệt độ và bụi mực sẽ ảnh hưởng đến sự tập trung.
• Nơi ẩm ướt hoặc gần vòi nước: Gây hỏng hóc và tiềm ẩn nguy cơ chập điện.
• Khu vực có ánh nắng trực tiếp: Nhiệt độ cao làm giảm tuổi thọ máy.
• Không gian kín, ít thông gió: Máy khó tản nhiệt, dễ quá tải.
• Lối ra vào nhiều người qua lại: Vừa mất an toàn tài liệu, vừa gây cản trở.

Top 10 vị trí lý tưởng để đặt máy photocopy

Trung tâm văn phòng

Đặt máy photocopy ở trung tâm văn phòng giúp tất cả nhân viên dễ dàng tiếp cận, tiết kiệm thời gian đi lại. Đây là vị trí lý tưởng cho những công ty có nhiều phòng ban cùng sử dụng tài liệu. Tuy nhiên, nhược điểm là nếu quá nhiều người cùng in một lúc, khu vực này có thể trở nên ồn ào và gây ùn tắc.

Góc phòng riêng biệt

Khi bố trí máy ở một góc phòng tách biệt, văn phòng sẽ hạn chế được tiếng ồn, đồng thời nhân viên có không gian yên tĩnh để làm việc. Đây cũng là cách giảm thiểu sự gián đoạn trong các cuộc họp hoặc khi cần tập trung cao độ. Điểm hạn chế là khoảng cách di chuyển xa hơn cho những người ở phía đối diện văn phòng, đôi khi gây mất thời gian.

Gần phòng ban có nhu cầu in nhiều

Câu trả lời cho việc nên đặt máy photocopy ở vị trí nào là đặt máy gần các bộ phận sử dụng thường xuyên như kế toán, nhân sự hoặc marketing. Nhân viên những phòng này sẽ thuận tiện hơn trong xử lý chứng từ và hợp đồng. Tuy nhiên, sự tập trung máy in ở một khu vực lại có thể gây bất tiện cho những phòng ban khác, đặc biệt là khi nhu cầu in ấn tăng cao.

Không gian có kết nối mạng ổn định

Máy photocopy ngày nay thường gắn liền với chức năng in qua mạng, vì vậy việc chọn nơi có Wi-Fi hoặc mạng LAN mạnh là rất cần thiết. Vị trí này đảm bảo quá trình in diễn ra trơn tru, hạn chế gián đoạn kết nối. Dù vậy, nó cũng đòi hỏi văn phòng phải đầu tư hạ tầng mạng ổn định, nếu không hiệu quả sử dụng sẽ giảm đáng kể.

Gần nguồn điện và dễ bảo trì

Một trong những vị trí lý tưởng là nơi gần ổ điện và đủ không gian cho việc bảo trì. Kỹ thuật viên dễ dàng thay mực, vệ sinh hoặc xử lý sự cố mà không mất nhiều thời gian. Nhược điểm của vị trí này là nếu quá gần ổ điện, máy có thể gặp rủi ro chập cháy nếu không có biện pháp an toàn.

Khu vực thoáng mát, tránh ánh nắng trực tiếp

Không gian thoáng mát, không bị ánh nắng chiếu trực tiếp sẽ giúp máy tản nhiệt tốt, linh kiện bền hơn và ít gặp sự cố. Đặt máy ở đây giúp tăng tuổi thọ và tiết kiệm chi phí sửa chữa. Tuy nhiên, nếu gần cửa sổ mà không có biện pháp che chắn, bụi hoặc gió mạnh có thể ảnh hưởng đến chất lượng in ấn.

Lối đi chính nhưng không chật hẹp

Vị trí gần lối đi chính luôn là một gợi ý đáng cân nhắc khi đặt máy. Khi doanh nghiệp băn khoăn nên đặt máy photocopy ở vị trí nào, đây thường là lựa chọn hợp lý vì giúp tất cả nhân viên nhanh chóng tiếp cận mà không phải di chuyển vòng vèo. Cách bố trí này đặc biệt phù hợp với văn phòng có diện tích lớn, tối ưu hóa sự tiện lợi. Tuy nhiên, nếu lối đi quá hẹp, tình trạng chờ đợi lâu khi nhiều người sử dụng cùng lúc có thể gây cản trở việc di chuyển.

Khu vực thân thiện với người khuyết tật

Đặt máy tại nơi có không gian đủ rộng cho xe lăn và bảng điều khiển ở tầm phù hợp giúp mọi nhân viên đều có thể sử dụng thuận lợi. Đây là cách thể hiện sự công bằng và thân thiện của doanh nghiệp. Nhược điểm là văn phòng có thể phải điều chỉnh bố cục hoặc hi sinh một phần diện tích để đáp ứng điều kiện này.

Góc văn phòng có thể mở rộng

Một góc văn phòng dự trù cho sự phát triển sau này cũng là vị trí lý tưởng. Khi nhu cầu in tăng, doanh nghiệp có thể lắp thêm thiết bị hoặc ổ cắm mà không cần thay đổi nhiều. Điểm hạn chế là diện tích này có thể chiếm nhiều không gian hiện tại, dù chưa được sử dụng ngay.

Khu vực bảo mật tài liệu

Trong môi trường cần xử lý giấy tờ nhạy cảm, đặt máy photocopy ở khu vực có kiểm soát là lựa chọn an toàn. Vị trí này hạn chế rò rỉ thông tin và giúp bảo mật dữ liệu tốt hơn. Tuy nhiên, vì không phải lúc nào cũng ở vị trí trung tâm, nhân viên có thể mất thêm thời gian di chuyển để sử dụng máy.

Sai lầm phổ biến và cách tránh khi đặt máy photocopy

Đặt máy sát tường hoặc góc chật hẹp

Một trong những lỗi phổ biến là đặt máy photocopy quá sát tường. Điều này khiến thiết bị không có đủ khoảng trống để thoát nhiệt và mở khay giấy. Khi bảo trì, kỹ thuật viên cũng gặp nhiều khó khăn vì không thể tiếp cận toàn bộ các bộ phận. Để khắc phục, doanh nghiệp nên chừa ít nhất 50–60cm khoảng cách xung quanh máy để thuận tiện cho thao tác.

Bố trí ở nơi ẩm ướt hoặc nhiều bụi

Nhiều văn phòng tận dụng không gian gần cửa sổ hoặc khu vực có vòi nước để đặt máy, nhưng đây lại là sai lầm lớn. Khi cân nhắc nên đặt máy photocopy ở vị trí nào, bạn cần tránh khu vực ẩm ướt vì độ ẩm cao dễ khiến giấy bị ướt, mực vón cục và linh kiện nhanh hỏng. Bên cạnh đó, bụi bẩn từ cửa sổ hoặc gió lùa cũng làm giảm chất lượng bản in và tăng rủi ro kẹt giấy. Giải pháp hiệu quả nhất là chọn nơi khô ráo, sạch sẽ và vệ sinh định kỳ để thiết bị hoạt động ổn định lâu dài.

Đặt máy quá gần bàn làm việc

Một sai lầm khác là để máy photocopy ngay cạnh bàn ngồi của nhân viên. Khi vận hành, máy phát ra tiếng ồn và tỏa nhiệt, gây ảnh hưởng đến sự tập trung. Lâu dài, môi trường này dễ khiến nhân viên khó chịu và làm giảm hiệu suất. Cách khắc phục là bố trí máy ở góc riêng hoặc giữ khoảng cách ít nhất 1–2m so với chỗ ngồi chính.

Không dự trù nhu cầu mở rộng trong tương lai

Một số công ty chỉ quan tâm đến hiện tại mà bỏ qua nhu cầu mở rộng sau này. Khi lượng tài liệu in tăng, vị trí chật hẹp không thể đặt thêm thiết bị, buộc phải di dời toàn bộ. Điều này gây tốn kém và làm gián đoạn hoạt động. Do đó, ngay từ đầu cần chọn vị trí rộng rãi, có sẵn nguồn điện và đường mạng để dễ mở rộng khi cần thiết.

Đặt máy trực tiếp trên sàn

Đặt máy photocopy dưới sàn là thói quen khá phổ biến, nhưng lại tiềm ẩn nhiều rủi ro. Máy dễ bám bụi, gặp va chạm hoặc chịu độ ẩm từ mặt đất. Về lâu dài, tuổi thọ thiết bị giảm nhanh và chất lượng in ấn không còn đảm bảo. Giải pháp tốt hơn là đặt máy trên bục hoặc bàn chuyên dụng để bảo vệ máy và thuận tiện cho việc thao tác.

Một số câu hỏi thường gặp

Có nên đặt máy photocopy cạnh máy in không?

Việc đặt máy photocopy cạnh máy in có thể tiện lợi trong một số tình huống vì người dùng dễ sử dụng nhiều thiết bị cùng lúc. Tuy nhiên, nếu cả hai cùng hoạt động liên tục, lượng nhiệt và tiếng ồn phát ra sẽ tăng lên đáng kể. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến môi trường làm việc mà còn làm hệ thống điện bị quá tải nếu ổ cắm không đủ tải. Vì vậy, giải pháp an toàn là giữ khoảng cách ít nhất một mét giữa hai thiết bị và sử dụng ổ điện riêng biệt để tránh sự cố.

Máy photocopy có gây hại sức khỏe không?

Các dòng máy photocopy hiện đại đã được cải tiến để giảm thiểu khí ozone và bụi mực trong quá trình vận hành. Tuy nhiên, nếu máy đặt quá gần bàn làm việc và nhân viên phải tiếp xúc thường xuyên, vẫn có thể gây cảm giác khó chịu về hô hấp hoặc nóng bức do nhiệt tỏa ra. Đặc biệt trong không gian nhỏ, yếu tố này càng dễ nhận thấy. Do đó, để bảo vệ sức khỏe, nên bố trí máy ở vị trí thoáng và giữ khoảng cách hợp lý với khu vực làm việc chính.

Đặt máy trong phòng kín có ảnh hưởng gì?

Máy photocopy khi hoạt động luôn tỏa nhiệt và tạo ra một lượng nhỏ khí thải. Nếu đặt trong phòng kín, nhiệt độ sẽ tăng nhanh, khiến không gian ngột ngạt và ảnh hưởng đến tuổi thọ linh kiện. Ngoài ra, chất lượng không khí trong phòng có thể giảm, làm nhân viên cảm thấy mệt mỏi. Cách khắc phục hiệu quả là chọn nơi có thông gió tốt hoặc trang bị hệ thống hút gió để đảm bảo môi trường thoải mái và an toàn.

Máy photocopy để sát tường có được không?

Nhiều văn phòng thường đặt máy photocopy sát tường để tiết kiệm diện tích, nhưng điều này không được khuyến khích. Khi sát tường, máy khó thoát nhiệt và việc mở khay giấy, thay mực hoặc bảo trì sẽ gặp cản trở. Lâu dài, thiết bị dễ bị nóng và hỏng hóc sớm. Vì vậy, khoảng cách tối thiểu 50–60cm giữa máy và tường là cần thiết để đảm bảo máy vận hành ổn định và dễ dàng bảo dưỡng.

Toshiba Thiên Băng – đơn vị chuyên cho thuê và cung cấp máy tính

Toshiba Thiên Băng là địa chỉ uy tín trong lĩnh vực cung cấp và cho thuê máy photocopy chính hãng. Chúng tôi mang đến giải pháp in ấn phù hợp cho mọi quy mô doanh nghiệp, kèm dịch vụ lắp đặt – bảo trì nhanh chóng và chuyên nghiệp. Với chính sách giá linh hoạt, đội ngũ kỹ thuật viên tận tâm, chúng tôi cam kết đồng hành cùng khách hàng trong suốt quá trình sử dụng.

Xác định nên đặt máy photocopy ở vị trí nào không chỉ giúp văn phòng vận hành hiệu quả mà còn kéo dài tuổi thọ thiết bị và bảo vệ sức khỏe nhân viên. Khi tuân thủ đúng nguyên tắc, tránh sai lầm phổ biến và chọn vị trí lý tưởng, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm đáng kể thời gian, chi phí và nâng cao hiệu suất công việc. Để yên tâm hơn, bạn có thể lựa chọn Toshiba Thiên Băng – đơn vị cung cấp và cho thuê máy photocopy uy tín, sẵn sàng đồng hành cùng bạn trong mọi giải pháp in ấn văn phòng.