Cách tính khấu hao máy photocopy theo quy định mới

Khấu hao là quá trình phân bổ giá trị của tài sản cố định theo thời gian sử dụng. Khi một doanh nghiệp mua máy photocopy để phục vụ hoạt động kinh doanh, chi phí không được ghi nhận ngay lập tức mà được chia đều trong suốt vòng đời của máy. Điều này giúp phản ánh đúng chi phí và lợi nhuận từng kỳ kế toán.

Phân Tích và Hướng Dẫn Cách Tính Khấu Hao

Xác Định Nguyên Giá Máy Photocopy Khi Bắt Đầu Khấu Hao

Nguyên giá là giá trị ban đầu của máy khi đưa vào sử dụng, bao gồm giá mua chưa VAT, chi phí vận chuyển, lắp đặt, chạy thử và các chi phí liên quan khác. Nếu doanh nghiệp nhận được chiết khấu hoặc giảm giá, khoản đó phải được trừ khỏi nguyên giá.

Với máy mới, doanh nghiệp áp dụng thời gian khấu hao 5 năm theo quy định. Trong khi đó, với máy đã qua sử dụng, thời gian khấu hao được xác định dựa trên phần thời gian còn lại của vòng đời máy.

Nếu máy đã dùng 2 năm trước khi mua, doanh nghiệp chỉ cần trích khấu hao trong 3 năm còn lại. Cách tính này giúp phản ánh đúng giá trị còn lại và tuổi thọ thực tế của thiết bị.

3 Phương Pháp Tính Khấu Hao Được Chấp Nhận

Tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng

Đây là phương pháp phổ biến nhất, chia đều giá trị máy trong suốt thời gian sử dụng. Ví dụ, máy có nguyên giá 50 triệu đồng, khấu hao 5 năm → mỗi năm trích 10 triệu đồng, mỗi tháng 833.000 đồng. Phương pháp này dễ áp dụng, minh bạch và phù hợp với đa số doanh nghiệp.

Số Dư Giảm Dần Có Điều Chỉnh

Theo phương pháp này, mức khấu hao cao hơn ở các năm đầu và giảm dần về sau. Ví dụ, tỷ lệ đường thẳng là 20%, hệ số điều chỉnh 2 → tỷ lệ nhanh là 40%. Năm đầu tiên trích 40% của 50 triệu đồng = 20 triệu đồng, các năm sau giảm dần theo giá trị còn lại. Phương pháp này phù hợp với tài sản có tốc độ hao mòn nhanh như máy photocopy công nghệ cao.

Theo Sản Lượng (Bản In)

Phương pháp này tính theo số lượng bản in thực tế. Nếu máy dự kiến in 200.000 bản và nguyên giá 40 triệu đồng, mỗi bản in tương đương 200 đồng khấu hao. Năm nào in nhiều thì chi phí khấu hao tăng, phản ánh đúng mức độ sử dụng tài sản.

Ví Dụ Cụ Thể Về Cách Tính Khấu Hao

Giả sử doanh nghiệp sở hữu máy photocopy trị giá 60 triệu đồng, bắt đầu sử dụng từ 01/01/2025 và áp dụng phương pháp đường thẳng trong 5 năm. Mỗi năm, chi phí khấu hao là 12 triệu đồng, tương ứng 1 triệu đồng mỗi tháng.

Nếu máy được mua giữa năm, ví dụ tháng 7, thì năm đầu chỉ trích 6 tháng = 6 triệu đồng. Sau 5 năm, máy sẽ khấu hao hết nguyên giá, giá trị còn lại bằng 0. Cách tính rõ ràng, minh bạch này giúp doanh nghiệp quản lý tài sản chính xác và hiệu quả hơn.

Quản Lý Và Hạch Toán Khấu Hao Trong Doanh Nghiệp

Sau 5 năm, tổng khấu hao đạt 60 triệu đồng, bằng nguyên giá máy. Khi thanh lý, doanh nghiệp ghi giảm tài sản và ghi nhận chi phí hoặc thu nhập khác nếu có chênh lệch.

Việc ghi chép chính xác giúp doanh nghiệp không chỉ tuân thủ quy định kế toán mà còn kiểm soát chi phí hiệu quả, tránh sai lệch trong báo cáo tài chính.

Bảng Theo Dõi & Hồ Sơ Cần Chuẩn Bị

Doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn, biên bản bàn giao, quyết định đưa tài sản vào sử dụng, sổ TSCĐ và biên bản kiểm kê định kỳ. Bảng theo dõi nên thể hiện rõ: nguyên giá, ngày bắt đầu sử dụng, phương pháp trích, tỷ lệ khấu hao, giá trị lũy kế và giá trị còn lại. Việc quản lý hồ sơ đầy đủ giúp doanh nghiệp dễ dàng đối chiếu và chứng minh chi phí khi cơ quan thuế kiểm tra.

So Sánh Giữa Mua Và Thuê Máy Photocopy

Mua máy photocopy giúp doanh nghiệp chủ động trong sử dụng và được quyền khấu hao tài sản. Tuy nhiên, chi phí đầu tư ban đầu cao và cần tự chịu bảo trì, sửa chữa.

Ngược lại, thuê máy photocopy giúp tiết kiệm chi phí ban đầu, được bảo hành định kỳ và dễ nâng cấp khi công nghệ thay đổi. Dù chi phí thuê dài hạn có thể cao hơn, nhưng hình thức này linh hoạt, phù hợp với doanh nghiệp nhỏ hoặc có nhu cầu ngắn hạn.

So Sánh Giữa Mua Và Thuê Máy Photocopy

Nếu doanh nghiệp bạn cần sử dụng máy photocopy ổn định, lâu dài và có nguồn vốn sẵn, mua máy là lựa chọn kinh tế. Ngược lại, nếu cần linh hoạt, tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu và muốn luôn sử dụng máy mới, thuê máy photocopy từ Toshiba Thiên Băng sẽ là giải pháp tối ưu.

Mẹo Kéo Dài Tuổi Thọ Và Giảm Hao Mòn Máy Photocopy

1. Giữ môi trường đặt máy ổn định và thông thoáng

Không gian đặt máy ảnh hưởng trực tiếp đến tuổi thọ thiết bị. Hãy đặt máy photocopy ở nơi khô ráo, tránh ánh nắng chiếu trực tiếp và không đặt sát tường để đảm bảo luồng không khí lưu thông tốt. Nhiệt độ và độ ẩm ổn định giúp hạn chế tình trạng linh kiện bị giãn nở hoặc ẩm mốc. Ngoài ra, nên tránh khu vực gần cửa sổ hoặc nơi có nhiều bụi, vì bụi sẽ bám vào trống, gương quét và các bánh răng, gây hao mòn nhanh.

2. Sử dụng đúng loại giấy và mực in khuyến nghị

Giấy và mực là hai yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu năng máy. Việc dùng giấy quá mỏng, ẩm hoặc tái chế có thể gây kẹt giấy liên tục, khiến trục cuốn và hệ thống tách giấy bị mòn nhanh hơn. Hãy ưu tiên giấy có độ dày và độ nhẵn phù hợp theo hướng dẫn của nhà sản xuất. Với mực in, nên sử dụng mực chính hãng hoặc loại tương thích được Toshiba chứng nhận, tránh mực giá rẻ dễ gây lem và làm giảm tuổi thọ trống in.

3. Vệ sinh và bảo dưỡng định kỳ

Máy photocopy cần được vệ sinh thường xuyên để tránh bụi và mực thừa tích tụ. Mỗi tuần, nên lau mặt kính và nắp trên bằng khăn mềm, không dùng dung dịch có cồn mạnh. Hàng tháng, nên nhờ kỹ thuật viên kiểm tra trống, trục sấy và bộ phận nạp giấy để đảm bảo hoạt động ổn định. Việc bảo trì định kỳ không chỉ giảm hao mòn mà còn giúp phát hiện sớm các lỗi nhỏ, tránh tình trạng hỏng nặng gây gián đoạn công việc.

4. Vận hành đúng công suất thiết kế

Mỗi máy photocopy đều có chu kỳ làm việc tối đa (duty cycle) theo tháng. Nếu máy chỉ được thiết kế cho 10.000 bản/tháng nhưng bạn in 20.000 bản, các linh kiện sẽ nhanh xuống cấp. Doanh nghiệp nên phân bổ công việc hợp lý hoặc đầu tư thêm máy phụ nếu tần suất in ấn cao. Ngoài ra, nên cho máy nghỉ 5–10 phút sau mỗi ca in lớn để hệ thống tản nhiệt ổn định, giúp kéo dài tuổi thọ thiết bị.

5. Đào tạo người sử dụng và theo dõi tình trạng máy

Người vận hành là yếu tố quyết định đến độ bền máy. Doanh nghiệp nên hướng dẫn nhân viên thao tác đúng cách: nạp giấy chuẩn chiều, không rút giấy kẹt bằng lực mạnh, tắt máy đúng quy trình. Ngoài ra, nên lập sổ theo dõi lỗi và số lượng bản in hàng tháng để kiểm soát tình trạng sử dụng. Khi thấy xuất hiện tiếng kêu lạ hoặc báo lỗi liên tục, cần liên hệ kỹ thuật viên Toshiba Thiên Băng kiểm tra ngay thay vì tự xử lý.

6. Lập lịch kiểm tra và thay thế linh kiện kịp thời

Ngay cả khi máy hoạt động bình thường, các bộ phận như trống, trục sấy, gạt mực hay cao su tách giấy vẫn có tuổi thọ giới hạn. Khi đạt ngưỡng in nhất định, nên thay thế định kỳ để tránh ảnh hưởng đến chất lượng bản in. Toshiba khuyến nghị kiểm tra định kỳ 3 tháng/lần để đảm bảo mọi linh kiện đều hoạt động tốt. Thay linh kiện đúng lúc giúp tiết kiệm chi phí dài hạn và duy trì hiệu suất máy tối ưu.

Toshiba Thiên Băng – đơn vị chuyên cho thuê và cung cấp máy photocopy giá tốt

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực thiết bị văn phòng, Toshiba Thiên Băng tự hào là địa chỉ uy tín chuyên cung cấp và cho thuê máy photocopy chính hãng. Mỗi sản phẩm đều được kiểm định kỹ lưỡng, đảm bảo hoạt động ổn định và tiết kiệm chi phí vận hành.