Hướng dẫn cách cài đặt khay giấy máy Ricoh chi tiết

Bạn có biết, hơn 70% sự cố in ấn trên máy Ricoh bắt nguồn từ việc cài đặt khay giấy sai? Trong bài viết này, Toshiba Thiên Băng sẽ hướng dẫn cách cài đặt khay giấy máy Ricoh chi tiết, từ lý do cần điều chỉnh, các bước thao tác chuẩn cho đến cách chọn khổ giấy và nhận diện những lỗi thường gặp. Nhờ đó, bạn sẽ dễ dàng vận hành máy ổn định, tiết kiệm thời gian và hạn chế tối đa rủi ro.

Vì sao cần điều chỉnh khay giấy ?

Nhiều người thường bỏ qua thao tác điều chỉnh khay, nhưng đây là bước rất quan trọng. Khi khay giấy chưa cài đặt chuẩn, máy có thể báo sai khổ hoặc thậm chí không nhận giấy. Điều này dẫn đến gián đoạn công việc, mất thời gian xử lý lỗi.

Việc điều chỉnh chính xác còn giúp tránh tình trạng giấy bị lệch khi cuốn, hạn chế hiện tượng kẹt giấy trong quá trình in ấn. Ngoài ra, khi khay đã được định cấu hình đúng, chức năng Auto Paper Select sẽ phát huy tác dụng. Lúc này, máy có thể tự động chọn khay phù hợp với yêu cầu bản in, thay vì bắt buộc người dùng thao tác thủ công.

Một lý do khác khiến bạn cần quan tâm là chất lượng bản in. Nếu cài sai khổ, bố cục văn bản sẽ bị lệch, hình ảnh co giãn không đều và gây lãng phí tài nguyên. Từ đó, hiệu suất công việc giảm, chi phí tăng lên. Vì vậy, thao tác tưởng chừng nhỏ này lại mang ý nghĩa lớn trong quá trình sử dụng máy Ricoh hàng ngày.

Hướng dẫn các bước cài đặt khay giấy máy Ricoh

Để tránh sự cố, bạn có thể thực hiện theo các bước đơn giản dưới đây.

Bước 1: Chuẩn bị và lấy khay ra

• Tắt nguồn để đảm bảo an toàn.
• Kéo khay giấy ra nhẹ nhàng, đặt trên mặt phẳng ổn định.
• Kiểm tra ngàm bên và ngàm cuối khay để xác định vị trí ban đầu.

Bước 2: Điều chỉnh khay theo khổ giấy

• Xoay núm chọn khổ giấy hoặc trượt thanh dẫn để phù hợp với kích thước mong muốn.
• Đảm bảo hai cạnh khít nhưng không ép quá chặt vào tập giấy.

Bước 3: Nạp giấy vào khay

• Xếp giấy ngay ngắn, quạt nhẹ để tách các tờ dính.
• Đặt giấy vào khay, lưu ý không vượt quá vạch giới hạn.
• Điều chỉnh lại thanh dẫn cho khớp với mép giấy.

Bước 4: Đưa khay vào máy

• Nhẹ nhàng trượt khay vào đúng vị trí.
• Nghe tiếng “khớp” cho thấy khay đã lắp chắc chắn.

Bước 5: Cấu hình trên bảng điều khiển

• Trên màn hình, vào mục User Tools → System Settings → Tray Paper Settings.
• Chọn khay cần cài đặt và xác định thông số: Paper Size, Paper Type, Paper Thickness.
• Nhấn OK để lưu lại, sau đó thoát ra.

Như vậy, chỉ với vài thao tác cơ bản, khay giấy của bạn đã được thiết lập đúng chuẩn, giúp máy vận hành trơn tru và giảm thiểu lỗi phát sinh.

Cách chọn khổ khay giấy trên máy Ricoh

Khi cài đặt khay giấy máy ricoh, lựa chọn đúng khổ giấy đóng vai trò then chốt. Hầu hết máy Ricoh cho phép tùy chọn Auto Detect, A4, A3, B5 hoặc Custom Size. Với Auto Detect, máy tự động nhận diện, tuy nhiên trong trường hợp in số lượng lớn hoặc in đặc biệt, bạn nên cài đặt chính xác khổ mong muốn.

Để chọn khổ, bạn làm theo các bước:

Nhấn User Tools/Counter → System Settings.

Vào Tray Paper Settings → chọn khay.

Trong Tray Paper Size, chọn A4, A3 hoặc Custom Size theo nhu cầu.

Nếu chọn Custom Size, nhập đúng chiều rộng và chiều dài.

Ngoài ra, bạn cần cài đặt Paper Type và Paper Thickness. Đây là yếu tố quan trọng để máy điều chỉnh tốc độ cuốn và nhiệt độ sấy, tránh làm nhăn hoặc rách giấy. Khi chọn đúng, bản in sẽ rõ nét, không bị lem mực.

Nếu máy bị reset, thông số thường trở về mặc định khổ Letter. Trường hợp này, bạn phải vào chế độ SP mode để đổi sang A4 và chuyển đơn vị đo từ inch sang mm.

 Các lỗi thường gặp khi cài đặt khay giấy máy Ricoh

Trong thực tế, nhiều sự cố liên quan đến khay giấy xảy ra do thao tác cài đặt chưa chuẩn.

Lỗi Paper Setting Mismatch

Đây là tình trạng phổ biến nhất. Khi khổ giấy trong driver khác với cài đặt trên máy, máy sẽ báo lỗi và hủy lệnh. Cách khắc phục là đồng bộ thông số giữa driver và máy, hoặc sử dụng chế độ Auto Paper Select.

Máy không nhận khay giấy

Nếu đã lắp nhưng máy không nhận, có thể do bộ kéo giấy bị mòn, motor nâng khay yếu hoặc nhông bị gãy. Trong trường hợp nghiêm trọng hơn, bo mạch nguồn bị lỗi. Khi đó, bạn cần kỹ thuật viên kiểm tra và thay thế.

Lỗi kẹt giấy

Nguyên nhân thường là giấy xếp không ngay ngắn, ngàm dẫn lệch hoặc nạp quá nhiều giấy vượt vạch giới hạn. Giải pháp là sắp xếp giấy chuẩn, kiểm tra toàn bộ đường dẫn và vệ sinh định kỳ.

Máy in từ khay sai

Đôi khi máy lại lấy giấy từ Bypass thay vì Tray 1. Nguyên nhân là do cấu hình nguồn giấy sai trong driver hoặc cài đặt khay ưu tiên trên máy. Người dùng chỉ cần điều chỉnh lại trong System Settings hoặc thiết lập lại Paper Source trong driver.

Có thể thấy, việc cài đặt khay giấy máy Ricoh đúng chuẩn không chỉ giúp bản in sắc nét, hạn chế kẹt giấy mà còn tối ưu hiệu suất vận hành cho doanh nghiệp. Toshiba Thiên Băng khuyến nghị người dùng nên kiểm tra khay định kỳ, đồng bộ thông số với driver và tuân thủ hướng dẫn kỹ thuật. Đây là cách đơn giản nhưng mang lại hiệu quả dài lâu, đảm bảo máy Ricoh luôn hoạt động bền bỉ và chuyên nghiệp.

Nếu bạn đang tìm mua hoặc cần tư vấn giải pháp máy photocopy Ricoh chính hãng, hãy liên hệ ngay Toshiba Thiên Băng để được hỗ trợ nhanh chóng và tận tâm. Chúng tôi cam kết cung cấp sản phẩm chất lượng cùng dịch vụ bảo trì uy tín, giúp bạn an tâm trong suốt quá trình sử dụng.