Hướng dẫn cách scan tài liệu trên máy tính từng bước một

Cách Scan tài liệu trên máy tính là công việc mà tất cả những doanh nghiệp đều cần đến. Scan tài liệu là cách thức để lưu trữ tài liệu văn bản cứng thành file mềm trên máy tính. Không những thế, không phải công ty nào cũng biết phương pháp scan tài liệu trên máy tính đúng chuẩn. Để có thể tiết kiệm chi phí thuê dịch vụ ngoài, quý công ty hãy theo dõi bài viết mà Toshiba Thiên Băng chia sẻ dưới đây nhé!

Scan tài liệu máy tính có thể làm được những gì ?

Công nghệ scan được tạo ra nhằm mục đích dùng cho cho công việc đến tài liệu của tổ chức. Các ích lợi quan trọng khi scan tài liệu trong khoảng máy tính được Toshiba Thiên Băng chia sẻ chi tiết sau đây:

Lưu trữ tài liệu quan trọng

• Giả dụ tổ chức có những mẫu giấy tờ quan trọng, những hình ảnh, tài liệu từ lâu mang giá trị cần được lưu trữ. Bạn có thể scan nhiều tài liệu quan trọng dưới dạng tập tin để lưu trữ trong máy tính. Điều này sẽ giúp cho tài liệu của bạn đảm bảo việc lưu trữ được tuyệt đối an toàn.

Tìm kiếm, sắp xếp thông tin một cách tiện dụng

• Việc chuyển những tài liệu sang các tệp file trong máy làm cho việc xếp đặt thông báo của công ty tiện lợi, thuận tiện và nhanh chóng hơn.

Chia sẻ lại tài liệu cho người khác nhanh chóng và thuận tiện hơn

• Trong công đoạn vận hành và làm cho việc, hầu như việc scan chia sẻ tài liệu là việc thường xuyên diễn ra trong những doanh nghiệp. Chẳng hạn như việc chia sẻ tài liệu giữa các viên chức, gửi các chiếc giấy tờ với chữ ký hoặc công nhận của các ngành lãnh đạo,… cho phía đối tác, quý khách. Rất nhiều các nhu cầu này đều mang thể được thực hành tiện dụng và nhanh chóng ưng chuẩn kỹ thuật scan tài liệu trong khoảng máy tính.

Đảm bảo thông tin của bạn sẽ được bảo mật tuyệt đối và an toàn

• Thông tin sẽ được lưu trữ ở dạng số qua scan và với mã truy nã cập cho những nội dung quan trọng, giúp nâng cao cường bảo mật thông tin cho doanh nghiệp. Hình ảnh được scan sẽ lưu trữ dưới dạng tài liệu PDF mang chữ ký số cực kỳ bảo mật.

Hướng dẫn bí quyết scan tài liệu trên máy tính nhanh chóng

Bí quyết tạo file scan tài liệu máy tính

Sau đây Toshiba Thiên Băng xin chia sẻ những bước thực hiện phương pháp tạo file scan trên máy tính.

Công đoạn chuẩn bị:

• Kết nối máy scan chuyên dụng hoặc máy in đa năng của công ty có máy tính ưng chuẩn dây cáp
• Nguồn điện sẽ được cắm vào máy scan hoặc các trang bị khác mang tính năng scan
• Hãy đảm bảo rằng máy tính của công ty đã được cài đặt phần mềm “Scanner and Camera Wizard”

Hướng dẫn scan tài liệu trên máy tính theo các bước như sau

• Bước 1: Tiến hành kết nối máy scan với máy tính. Tùy thuộc vào từng loại máy scan mà doanh nghiệp của bạn chọn lọc để kết nối bằng trang bị khác nhau
• Bước 2: Đặt tài liệu bạn muốn scan và chuyển đổi thành tệp PDF vào máy
• Bước 3: Nhấp chuột tại mục “Start” vị trí ở góc bên trái phía cuối màn hình máy tính
• Bước 4: Mở chương trình scan bằng phương pháp soạn mẫu chữ “Fax and Scan” trong mục “Start” trên máy tính
• Bước 5: vận động chuột tới nút “Fax and Scan” – biểu trưng máy nằm ngay cửa sổ “Start”
• Bước 6: Nhấn vào nút “New Scan” ở góc bên dưới cửa sổ, khi nhấn chuột vào đây bạn sẽ mở ra cửa sổ mới
• Bước 7: Chọn máy scan, sau đó tiến hành rà soát. Ví như trong mạng có phổ quát máy scan ở phần “Scanner” ở phía cửa sổ để đảm bảo bạn chọn đúng máy cần scan. Ngược lại, trong trường hợp máy Scan bạn chọn trước đấy chẳng phải máy scan như mong muốn, bạn hãy nhấp chuột vào “Change” (thay đổi) để đưa ra sự đổi thay khác.
• Bước 8: Chọn cái tài liệu bằng phương pháp đưa chuột vào profile tư nhân rồi tùy chọn theo ý muốn (hình ảnh / tài liệu)
• Bước 9: Đưa chuột và chọn phần “Source” (Nguồn) nếu muốn chọn kiểu máy

• • Chọn “Feeder” – khay nạp nếu như muốn tài liệu đưa vào máy như máy trượt. Đa phần cách thức này được sử dụng nhiều nếu như muốn tạo thành file PDF
  • Chọn “Flatbed” – hình phẳng, giả dụ máy scan của bạn có nắp, bạn cần lật nắp để đặt tài liệu

• Bước 10: Phía cuối cửa sổ bạn ấn chuột và tìm đến nút “Scan” để bắt đầu đưa tài liệu vào máy tính, bạn cũng với thể thay đổi màu sắc ở bước này
• Bước 11: Lúc tiến hành scan xong hãy đưa chuột vào thẻ ở góc bên trái cửa sổ
• Bước 12: Nhấn chuột và chọn “Print” (In), tùy chọn mục đã được thả xuống theo ý muốn
• Bước 13: Nhấn chuột vào “Printer” (máy in), tậu tới góc trái cửa sổ -> Chọn “Microsoft Print lớn PDF” nghĩa là in thành file PDF trong thực đơn “Printer” đã thả xuống
• Bước 14: Chọn nút Print -> Chọn nơi muốn lưu trữ tài liệu trên máy tính
• Bước 15: Nhập tên tài liệu PDF đã scan theo mục đích lưu trữ để dễ điều hành -> Nhấn “Save” để lưu

Cách thức lấy và lưu file scan tài liệu trên máy tính

Vào thư mục đựng file scan tài liệu trên máy tính đã tạo ở trên và copy / cut để lấy file. Sau ấy, paste file copy / cut vào thư mục bạn muốn lưu và Rename tên file.

Bài viết trên đây Toshiba Thiên Băng đã hướng dẫn những bí quyết scan tài liệu trên máy tính đúng chuẩn giúp công ty mang thể lưu trữ văn bản, tài liệu trên giấy thành các file trên máy tính. Giúp cho việc tìm kiếm, chia sẻ tài liệu trở thành tiện dụng hơn và tránh tình trạng bị thất lạc tài liệu.

Trong trường hợp doanh nghiệp của bạn cần trả lời về những đồ vật máy scan, máy tính, máy in… Hãy truy cập ngay vào Toshiba Thiên Băng. Với hàng nghìn loại máy photocopy, chúng tôi cam kết giúp đơn vị tối ưu thứ tự và tiết kiệm thời gian kiếm tìm sản phẩm. Giúp tổ chức của bạn tiện lợi lựa chọn các sản phẩm chính hãng, chất lượng sở hữu giá cả tốt.